Kassiersfunctie

Uitleg Kassiersfunctie gastouderbureau Rolykids

Inleiding

Gastouderbureaus hebben de wettelijk verplichte kassiersfunctie. Dit houdt in dat het betalingsverkeer tussen ouder en gastouder via het gastouderbureau moet lopen. De GGD houdt hier toezicht op. Rolykids moet het betalingsverkeer inzake de gastouderopvang inzichtelijk maken. Hiervoor heeft Rolykids een aparte bankrekening waar alleen ontvangsten en betalingen van het gastouderbureau op plaatsvinden De belastingdienst is bevoegd om inzage te vragen in de administratie van het gastouderbureau. Hieruit moet blijken hoeveel uren opvang tegen welk tarief per kind is afgenomen. Ook dient de totale opbrengst per gastouder zichtbaar te zijn. Rolykids zal zowel de vraagouder als de gastouder een jaaropgave sturen met de benodigde gegevens.

Proces

1. Rolykids registreert het overeengekomen uurtarief tussen gastouder en vraagouder.

2. Gastouder en vraagouder vullen de urenlijsten met daarop de werkelijke opvanguren in en ondertekenen deze aan het einde van de opvangmaand beiden.

3. De gastouder stuurt voor de 5^e van elke maand deze lijsten naar het gastouderbureau. Dit kan per scan, fax of post.

4. De uren worden verwerkt in het financiële pakket door het gastouderbureau. Alleen urenlijsten waar zowel de handtekening van de gastouder als die van de vraagouder opstaan, worden verwerkt.

5. De financiële administratie maakt de factuur voor de vraagouder voor de 15^e van de maand. Eventuele rechtstreekse ontvangsten van de kinderopvangtoeslag worden hierop in mindering gebracht. De gastouder ontvangt tevens een kopiefactuur. De bemiddelingskosten worden apart en vooruit gefactureerd aan de vraagouder, rond de 20^e van de maand.

6. Het factuurbedrag wordt binnen 7 dagen geïncasseerd middels een automatische incasso.

7. Het gastouderbureau stort het totale bedrag van de opvang binnen 5 kalenderdagen door aan de gastouder. De eventueel ontvangen kinderopvangtoeslag wordt gelijk met het restant factuurbedrag overgemaakt.

8. Bij storneren van het geïncasseerde bedrag zal het bedrag niet doorgestort worden aan de gastouder. Als het storneren plaatsvindt nadat het bedrag reeds is doorgestort aan de gastouder zal Rolykids het bedrag terugvorderen van de gastouder, dan wel verrekenen met de eerstvolgende ontvangst van de vraagouder.